E-Mail-Archivierung

E-Mails rechtssicher archivieren – einfach und nachvollziehbar

Eine professionelle E-Mail-Archivierung sorgt für Ordnung, erfüllt gesetzliche Anforderungen und entlastet Ihre IT – ohne den Arbeitsalltag zu verkomplizieren.

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Wenn E-Mails nicht korrekt archiviert werden, entsteht rechtliches Risiko

E-Mails sind geschäftsrelevante Dokumente. Werden sie nicht vollständig, nachvollziehbar und dauerhaft archiviert, kann das schnell zu rechtlichen und organisatorischen Problemen führen.

Fehlende Rechtssicherheit

Ohne revisionssichere Archivierung lassen sich E-Mails im Zweifel nicht vollständig oder unverändert nachweisen, was bei Prüfungen oder Streitfällen zum Risiko wird.

Keine vollständige Nachvollziehbarkeit

Werden E-Mails manuell gelöscht oder unstrukturiert gespeichert, fehlt eine lückenlose Historie – wichtige Informationen gehen verloren oder sind nicht auffindbar.

Hoher organisatorischer Aufwand

Ohne zentrale Archivierung müssen E-Mails mühsam gesucht, gesichert oder rekonstruiert werden, was Zeit kostet und Mitarbeitende im Alltag unnötig belastet.

Die Antwort darauf:
Rechtssichere E-Mail-Archivierung

Eine professionelle E-Mail-Archivierung sorgt dafür, dass alle geschäftsrelevanten E-Mails vollständig, unveränderbar und langfristig verfügbar bleiben – nachvollziehbar und ohne Mehraufwand im Alltag.

Archivieren

E-Mails werden automatisch und vollständig archiviert, unabhängig davon, ob sie gelesen, verschoben oder gelöscht werden. So bleibt jede relevante Kommunikation zuverlässig erhalten.

Absichern

Archivierte E-Mails werden revisionssicher gespeichert und vor nachträglichen Änderungen geschützt. Das schafft Verlässlichkeit bei Prüfungen, Anfragen oder internen Klärungen.

Auffinden

E-Mails lassen sich jederzeit schnell und gezielt wiederfinden. Statt langem Suchen stehen relevante Informationen strukturiert und nachvollziehbar zur Verfügung.

Ihre Vorteile:

Rechtssichere Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails
Vollständige und nachvollziehbare E-Mail-Historie
Kein manueller Aufwand für Mitarbeitende
Schnelles Wiederfinden relevanter Informationen
Klare Prozesse statt individueller Ablagen

Finden Sie die passende Lösung für Ihre E-Mail-Archivierung - in weniger als 2 Minuten.

Ermitteln Sie in wenigen Schritten, welche Archivierungslösung zu Ihrem Unternehmen und Ihren Anforderungen passt.

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E-Mail-Archivierung ist gesetzliche Pflicht – nicht optional.

Geschäftsrelevante E-Mails unterliegen klaren gesetzlichen Vorgaben. Eine strukturierte Archivierung sorgt dafür, dass diese Anforderungen erfüllt werden – zuverlässig und ohne Mehraufwand im Alltag.

Welche E-Mails müssen archiviert werden?

E-Mails sind aufbewahrungspflichtig, wenn sie einen Geschäftsprozess dokumentieren.

Dazu zählen unter anderem:

Angebote, Bestellungen und Auftragsbestätigungen
Rechnungen (ein- und ausgehend)
Lieferscheine und Verträge
Vertragsänderungen und Zahlungsvereinbarungen
buchungs- und steuerrelevante Kommunikation

Aufbewahrungsfristen:

10 Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege
6 Jahre für Geschäftsbriefe, z. B. Angebote

Was bedeutet „archivieren“ rechtlich?

Rechtssichere Archivierung bedeutet mehr als das bloße Aufbewahren von E-Mails.

Archivierte E-Mails müssen:

vollständig
unveränderbar (revisionssicher)
nachvollziehbar
jederzeit auffindbar
über die gesamte Frist lesbar

sein.

Das reine Aufbewahren von Mailboxen, PST-Dateien oder Backups erfüllt diese Anforderungen nicht.

Haften Geschäftsführer persönlich?

Ja, Geschäftsführer unterliegen einer Organpflicht.

Fehlende oder mangelhafte E-Mail-Archivierung kann Konsequenzen wie Steuerschätzungen, Bußgelder, Nachzahlungen, persönliche Haftung mit Privatvermögen und strafrechtliche Verfolgung haben.

Ungewissenheit schützt nicht vor Haftung.

Strukturierte E-Mail-Archivierung stellt sicher, dass gesetzliche Anforderungen eingehalten werden.

Warum Unternehmen
rapid networks vertrauen.

IT ist Vertrauenssache – deshalb lassen wir lieber unsere Kunden sprechen.

Ernst-Christian Gerbes

Der Umstieg zu Microsoft 365 inklusive E-Mail und Daten verlief absolut reibungslos. Besonders schätzen wir die unkomplizierte und flexible Zusammenarbeit. Auch der Wechsel zur 3CX Cloud-Telefonanlage war die richtige Entscheidung und wurde professionell umgesetzt.

Eine moderne Lösung, die unseren Arbeitsalltag spürbar erleichtert.

Gerbes Dächer GmbH & Co. KG

Volker Heitmann

Auf rapid networks ist stets Verlass. Die Kommunikation ist unkompliziert über alle Kanäle, Rückmeldungen erfolgen schnell und Lösungen meist noch am selben Tag.

Zuverlässig, erreichbar und pragmatisch – genau so wünscht man sich IT-Support.

Heitmann Haustechnik GmbH

William Reimann

Der Wechsel der Telefonanlage verlief deutlich entspannter als erwartet. Christian und Dennis arbeiten professionell, zuverlässig und auf Augenhöhe. Nach früheren negativen Erfahrungen ist das für uns ein echter Unterschied.

Seitdem gibt es für uns nur noch rapid networks.

Reimann Bauelemete

Marius Gruhn

Rapid Networks hat uns bei Server, WLAN-Infrastruktur und Telefonanlagen zuverlässig unterstützt. Installation und Wartung liefen einwandfrei. Besonders überzeugt haben uns die fachliche Kompetenz, der professionelle Support und die proaktive Herangehensweise bei Problemen.

Vielen Dank für die hervorragende Zusammenarbeit.

MEC Light GmbH & Co. KG

Dres. Med. Katrin Kehren & Ulrike Schmitz

Die Migration auf Windows 11 sowie die neue Hardware erfolgten absolut zuverlässig. Hervorzuheben ist der außergewöhnliche Support: Selbst am Wochenende wurden wir proaktiv informiert und konnten bei einem Stromausfall rechtzeitig reagieren.

Ein Service, auf den man sich jederzeit verlassen kann.

Gynokologische Gemeinschaftspraxis

Benjamin Salm

Dank der kompetenten Erstberatung und des fairen Angebots fiel unsere Entscheidung schnell. Einrichtung von Netzwerk, Server und Telefonanlage verlief reibungslos. Änderungen im Projekt wurden flexibel umgesetzt, Rückfragen stets schnell und kompetent beantwortet.

Ein durchweg professioneller und verlässlicher Service.

Tool Rental - Mietgeräte Mettmann

Kostenlose Checkliste:
Prüfen Sie, ob Ihr IT-Dienstleister einen guten Job macht.

Mit dieser kompakten Checkliste erkennen Sie in wenigen Minuten, ob Ihre aktuelle IT-Betreuung zuverlässig arbeitet – und wo mögliche Risiken bestehen.

12 konkrete Bewertungskriterien
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Was bedeutet „archivieren“ rechtlich?

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Lassen Sie uns Ihre E-Mail-Archivierung rechtssicher und übersichtlich gestalten.

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