Nextcloud vs. Microsoft 365: Was zahlt dein Betrieb wirklich?

Stell dir vor, dein Stromanbieter erhöht jedes Jahr den Preis und du kannst nicht wechseln, weil alle deine Prozesse davon abhängen. Genau so fühlt sich Microsoft 365 für viele Betriebe an.

Die entscheidende Frage ist nicht, ob Microsoft 365 gut ist. Die Frage ist: Nutzt ihr auch nur annähernd das, wofür ihr zahlt? Und wollt ihr das wirklich jedes Jahr teurer bezahlen?

Microsoft 365: mächtig, aber meist ungenutzt

Microsoft 365 ist eine beeindruckende Plattform. Teams, Power Automate, Planner, Forms, Viva, Defender, Intune – die Liste der enthaltenen Tools ist lang.

Der allergrößte Teil der Unternehmen nutzt davon aber genau das: Outlook für E-Mails, Word und Excel für Dokumente und Tabellen, OneDrive für persönliche Dateien und SharePoint für geteilte Ordner – wenn überhaupt. Das ist keine Kritik, sondern die Realität. Der Rest zahlt für Funktionen, die nie geöffnet werden.

Microsoft erhöht regelmäßig die Preise

Microsoft hat die Preise für Microsoft 365 in den letzten Jahren mehrfach angehoben, teilweise deutlich. Wer einmal tief in der Microsoft-Welt verwurzelt ist, hat kaum eine Wahl: Die Daten liegen in OneDrive, die Prozesse hängen an SharePoint, die Mitarbeiter kennen nur Outlook. Ein Wechsel fühlt sich unmöglich an, also zahlt man.

Mit Nextcloud dreht sich das um. Die Infrastruktur gehört dir, der Hostingpreis ist fest vereinbart. Kein Konzern kündigt im nächsten Quartal eine Preiserhöhung an. Du hast Preissicherheit – für heute und die nächsten Jahre.

Das Problem in der Praxis

In vielen Betrieben passiert ein schleichender Kompromiss. Und der beginnt oft schon beim Drucker.

Moderne Multifunktionsgeräte brauchen ein Postfach, um Scans per E-Mail zu verschicken. Kostenlose IMAP-Konten gibt es bei den großen Anbietern kaum noch. Also muss mindestens ein Exchange Online Plan 1 gebucht werden – nur damit der Drucker scannen kann.

Genau diese günstigere Lizenz wird dann aus Kostengründen auch für Mitarbeiter ohne festen Computerarbeitsplatz genutzt: Vorarbeiter, Monteure, Lageristen. Sie bekommen ein Postfach, aber kein Teams, keine vollwertige Office-Integration, keinen Zugang zur gemeinsamen Dateiablage. Sie sind in der IT des Betriebs nur halb vorhanden.

Das Ergebnis: Diese Kollegen sind nicht vollständig eingebunden, und die Kommunikation verlagert sich auf WhatsApp oder Telegram. Aufträge, Kundenadressen, Baustellenfotos – alles auf privaten US-amerikanischen Servern. Ihr zahlt also für eine Lizenzstruktur, die nicht für alle reicht, und habt trotzdem ein Datenschutzproblem.

Die Alternative: Nextcloud

Nextcloud ist eine Open-Source-Plattform, die ihr selbst betreibt oder von einem Dienstleister betreiben lasst. Sie ersetzt genau das, was die meisten Unternehmen von Microsoft 365 tatsächlich nutzen:

Collabora unterstützt die gängigen Microsoft-Formate. Für die meisten Büroanwendungen funktioniert das reibungslos; bei sehr komplexen Makros oder aufwendigen Vorlagen empfiehlt sich ein Test vorab.

Kein US-Anbieter. Kein Abo, das sich jedes Jahr erhöht. Jeder Mitarbeiter – ob im Büro oder auf der Baustelle – ist vollwertig eingebunden, ohne teure Einzellizenz. Und auch der Drucker bekommt sein Postfach.

Der Kostenvergleich: ehrlich gerechnet

Basis: Microsoft 365 Business Standard, 140,40 € pro Nutzer und Jahr. Nextcloud-Hosting: 179,99 € im Monat, also rund 2.160 € im Jahr – unabhängig von der Nutzerzahl.

Richtwerte auf Basis des aktuellen Microsoft-Listenpreises. Die tatsächlichen Lizenzkosten können je nach Vertrag, Laufzeit und Reseller abweichen.

Ab Jahr 2 fallen nur noch die Hostingkosten an – egal, ob ihr 20 oder 50 Nutzer habt. Bei 50 Nutzern spart ihr gegenüber Microsoft 365 Business Standard rund 4.860 € pro Jahr.

Das DSGVO-Thema

Microsoft 365 wird von einem US-Konzern betrieben und fällt damit unter US-amerikanisches Recht. Das Thema Cloud Act ist vielen nicht bewusst: US-Behörden können theoretisch Zugriff auf eure Daten verlangen – auch wenn diese in einem europäischen Rechenzentrum liegen.

Nextcloud läuft auf deutschen Servern, unter deutschem und europäischem Recht. Für viele Branchen – Handwerksbetriebe mit Kundendaten, Pflegebetriebe, Kanzleien oder Steuerberater – ist das kein Nice-to-have, sondern ein konkretes Compliance-Argument.

Für wen lohnt sich der Wechsel?

Rein finanziell rechnet sich Nextcloud ab etwa 16 Mitarbeitern. Wer Wert auf Datensouveränität legt und Datenschutz als Wettbewerbsvorteil versteht, für den lohnt sich der Wechsel unabhängig von der Mitarbeiterzahl. Konkret lohnt er sich, wenn

• alle Mitarbeiter vollwertig eingebunden sein sollen – ohne Kompromisse bei der Lizenzierung,
• Drucker und Geräte eigene Postfächer brauchen, ohne dafür Microsoft-Lizenzen zu bezahlen,
• WhatsApp oder Telegram im Betrieb genutzt werden, obwohl das datenschutzrechtlich problematisch ist,
• Planungssicherheit bei den IT-Kosten gefragt ist – ohne Abhängigkeit von der Preispolitik eines US-Konzerns.

Wie läuft die Einführung ab?

Die Einführung ist kein monatelanges IT-Projekt. Ein typischer Betrieb ist in wenigen Wochen migriert: Bestehende Daten und E-Mails werden übernommen, Nextcloud wird auf einem deutschen Server eingerichtet und die Mitarbeiter in einer Tagesschulung eingewiesen. Laufender Betrieb, Updates und Support laufen danach im Hintergrund.

Fazit

Microsoft 365 ist keine schlechte Software, aber für die meisten KMU überdimensioniert, zu teuer und vor allem abhängig – von Lizenzpreisen, die regelmäßig steigen, und von einem Konzern, der eure Optionen kennt.

Nextcloud gibt euch zurück, was viele Betriebe längst vermissen: Kontrolle über eure Daten, stabile Kosten und eine IT, die zu eurer Größe passt. Vom Büromitarbeiter bis zum Vorarbeiter auf der Baustelle sind alle vollwertig dabei. Und der Drucker auch.