Nextcloud vs. Microsoft 365: Welche Lösung spart wirklich Kosten? Erfahre, wann sich der Wechsel lohnt und wie du Kontrolle über deine Daten zurückgewinnst.
Stell dir vor, dein Stromanbieter erhöht jedes Jahr den Preis und du kannst nicht wechseln, weil alle deine Prozesse davon abhängen. Genau so fühlt sich Microsoft 365 für viele Betriebe an.
Die entscheidende Frage ist nicht, ob Microsoft 365 gut ist. Die Frage ist: Nutzt ihr auch nur annähernd das, wofür ihr zahlt? Und wollt ihr das wirklich jedes Jahr teurer bezahlen?
Microsoft 365 ist eine beeindruckende Plattform. Teams, Power Automate, Planner, Forms, Viva, Defender, Intune; die Liste der enthaltenen Tools ist lang.
Der allergrößte Teil der Unternehmen nutzt davon aber genau das hier: Outlook für E-Mails, Word und Excel für Dokumente und Tabellen, OneDrive für persönliche Dateien und SharePoint für geteilte Ordner, wenn überhaupt.
Mehr ist den meisten schlicht nicht bekannt. Das ist keine Kritik, sondern die Realität. Microsoft 365 wird von einem verschwindend kleinen Teil der Unternehmen auch nur annähernd ausgereizt. Der Rest zahlt für Funktionen, die nie geöffnet werden.
Microsoft hat die Preise für Microsoft 365 in den letzten Jahren mehrfach angehoben, teilweise deutlich. Wer einmal tief in der Microsoft-Welt verwurzelt ist, hat kaum eine Wahl. Die Daten liegen in OneDrive, die Prozesse hängen an SharePoint, die Mitarbeiter kennen nur Outlook. Ein Wechsel fühlt sich unmöglich an, also zahlt man.
Mit Nextcloud dreht sich das um. Die Infrastruktur gehört dir. Der Hostingpreis ist fix vereinbart. Es gibt keinen Konzern, der im nächsten Quartal eine Preiserhöhung ankündigt. Du hast Preissicherheit, für heute und für die nächsten Jahre.
Was in vielen Betrieben wirklich passiert, ist ein schleichender Kompromiss. Und der beginnt oft schon beim Drucker.
Moderne Multifunktionsgeräte brauchen ein Postfach, um Scans per E-Mail zu verschicken. Kostenlose IMAP-Konten, die das früher ermöglichten, gibt es bei den großen Anbietern kaum noch. Also muss mindestens ein Exchange Online Plan 1 gebucht werden, nur damit der Drucker scannen kann.
Genau diese günstigere Lizenz wird dann aus Kostengründen auch für Mitarbeiter ohne festen Computerarbeitsplatz genutzt: Vorarbeiter, Monteure, Lageristen. Sie bekommen ein Postfach, aber kein Teams, keine vollwertige Office-Integration, keinen Zugang zur gemeinsamen Dateiablage. Sie sind in der IT-Infrastruktur des Betriebs nur halb vorhanden.
Noch weiter gespart wird mit einem separaten Postfach über eine völlig andere Domain, eingebunden per IMAP. Technisch funktioniert es irgendwie, aber von Integration in Unternehmenskommunikation und Prozesse keine Spur.
Das Ergebnis ist in beiden Fällen dasselbe: Diese Kollegen sind nicht vollständig eingebunden und die Kommunikation verlagert sich zwangsläufig auf WhatsApp oder Telegram. Verständlich aus Kostensicht, aber datenschutzrechtlich ein echtes Problem. Aufträge, Kundenadressen, Baustellenfotos: alles auf privaten US-amerikanischen Servern.
Ihr zahlt also für eine Lizenzstruktur, die nicht für alle reicht, und habt trotzdem ein Datenschutzproblem.
Nextcloud ist eine Open-Source-Plattform, die ihr selbst betreibt oder von einem Dienstleister betreiben lasst. Sie ersetzt genau das, was die meisten Unternehmen von Microsoft 365 tatsächlich nutzen.
OneDrive und SharePoint werden durch Nextcloud Files ersetzt: Dateiablage, Freigaben, gemeinsames Arbeiten. Outlook wird durch Nextcloud Mail ersetzt, ein vollwertiger E-Mail-Client direkt im Browser oder als App.
Word und Excel werden durch Collabora Office ersetzt, eine vollwertige Office-Lösung, die direkt in Nextcloud integriert ist und komplett im Browser läuft. Collabora unterstützt die gängigen Microsoft-Formate docx, xlsx und pptx. Für die meisten Büroanwendungen funktioniert das reibungslos. Bei sehr komplexen Makros oder aufwändigen Vorlagen empfiehlt sich ein Test vorab.
Statt WhatsApp oder Telegram gibt es Nextcloud Talk, und das lässt nichts vermissen. Der intuitive Chat funktioniert wie jeder moderne Messenger, Videotelefonie ist direkt integriert und für Betriebe, die eine klassische Telefonanlage einbinden möchten, unterstützt Talk sogar SIP. Damit lassen sich bestehende Telefonsysteme anbinden und die gesamte Kommunikation, ob Chat, Video oder Telefon, läuft über eine einzige Plattform.
Kein US-Anbieter. Kein Abo, das sich jedes Jahr erhöht. Keine Daten auf Servern, über die ihr keine Kontrolle habt. Jeder Mitarbeiter, ob im Büro oder auf der Baustelle, ist vollwertig eingebunden. Ohne teure Einzellizenz. Auch der Drucker bekommt sein Postfach, ohne dass dafür eine zusätzliche Microsoft-Lizenz fällig wird.
Basis: Microsoft 365 Business Standard, 140,40 Euro pro Nutzer und Jahr.
| Nutzer | Microsoft/Jahr | Nextcloud/Jahr | Ersparnis ab Jahr 2 |
|---|---|---|---|
| 10 | 1.404 Euro | 2.160 Euro | 756 Euro |
| 15 | 2.106 Euro | 2.160 Euro | 54 Euro |
| 16 | 2.246 Euro | 2.160 Euro | – 86 Euro |
| 20 | 2.808 Euro | 2.160 Euro | – 648 Euro |
| 30 | 4.212 Euro | 2.160 Euro | – 2.052 Euro |
| 50 | 7.020 Euro | 2.160 Euro | – 4.860 Euro |
Alle Werte sind Richtwerte auf Basis des aktuellen Microsoft-Listenpreises. Die tatsächlichen Lizenzkosten können je nach Vertrag, Laufzeit und Reseller abweichen.
Die Nextcloud-Kosten setzen sich wie folgt zusammen:
| Position | Kosten |
|---|---|
| Einrichtung und Migration | ab ca. 2.500 Euro (je nach Infrastruktur) |
| Schulung (1 Tag) | 960 Euro |
| Hosting pro Monat | 179,99 Euro |
| Hosting pro Jahr | 2.160 Euro |
| Ab Jahr 2 | nur noch Hostingkosten |
Die Projektkosten für Einrichtung und Migration beginnen ab ca. 2.500 Euro und hängen vom Umfang der bestehenden Infrastruktur ab. Ab Jahr 2 fallen nur noch die Hostingkosten an, egal ob ihr 20 oder 50 Nutzer habt. Bei 50 Nutzern spart ihr ab dem zweiten Jahr rund 4.860 Euro jährlich gegenüber Microsoft 365 Business Standard.
Microsoft 365 läuft auf US-amerikanischen Servern und fällt damit unter US-amerikanisches Recht. Das Thema Cloud Act ist vielen Unternehmern nicht bewusst: US-Behörden können theoretisch Zugriff auf eure Daten verlangen, auch wenn diese in einem europäischen Rechenzentrum liegen.
Nextcloud läuft auf deutschen Servern, unter deutschem und europäischem Recht. Keine Graubereiche, keine Ausnahmen.
Für viele Branchen, Handwerksbetriebe mit Kundendaten, Pflegebetriebe, Kanzleien oder Steuerberater, ist das kein Nice-to-have, sondern ein konkretes Compliance-Argument.
Rein finanziell rechnet sich Nextcloud ab etwa 15 Mitarbeitern. Ab dann sind die jährlichen Hostingkosten günstiger als die entsprechenden Microsoft-Lizenzen.
Wer jedoch Wert auf Datensouveränität legt, unabhängig von großen Konzernen sein möchte und Datenschutz nicht als lästige Pflicht, sondern als echten Wettbewerbsvorteil versteht, für den lohnt sich der Wechsel eigentlich unabhängig von der Mitarbeiterzahl. Was nützt die günstigste Lizenz, wenn die Unternehmensdaten auf Servern liegen, über die man keine Kontrolle hat?
Konkret lohnt sich der Wechsel, wenn alle Mitarbeiter vollwertig eingebunden sein sollen ohne Kompromisse bei der Lizenzierung, wenn Drucker und Geräte eigene Postfächer brauchen ohne dafür Microsoft-Lizenzen zu bezahlen, wenn WhatsApp oder Telegram im Betrieb genutzt werden obwohl das datenschutzrechtlich problematisch ist, und wenn Planungssicherheit bei den IT-Kosten gefragt ist ohne Abhängigkeit von der Preispolitik eines US-Konzerns.
Die Einführung ist kein monatelanges IT-Projekt. Ein typischer Betrieb ist in wenigen Wochen migriert. Bestehende Daten und E-Mails werden übernommen, Nextcloud wird auf einem deutschen Server eingerichtet und die Mitarbeiter werden in einer Tagesschulung eingewiesen. Die Oberfläche ist intuitiv. Laufender Betrieb, Updates und Support laufen danach im Hintergrund.
Microsoft 365 ist keine schlechte Software, aber für die meisten KMU überdimensioniert, zu teuer und vor allem abhängig. Abhängig von Lizenzpreisen, die regelmäßig steigen, und von einem Konzern, der eure Optionen kennt.
Nextcloud gibt euch zurück, was viele Betriebe längst vermissen: Kontrolle über eure Daten, stabile Kosten und eine IT, die zu eurer Größe passt. Vom Büromitarbeiter bis zum Vorarbeiter auf der Baustelle, alle sind vollwertig dabei. Und der Drucker auch.
Ab etwa 16 Mitarbeitern rechnet sich der Wechsel, und mit jedem weiteren Mitarbeiter wächst der Vorteil. Bei 50 Nutzern sind das 4.860 Euro Ersparnis pro Jahr.
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